Organizar un evento empresarial no es una tarea fácil, mucho menos en los tiempos que corren. A la hora de preguntarse cómo organizar un evento empresarial, se deben de tener en cuenta muchos factores que van a influir directamente en la imagen de toda la organización, por lo que es importante tener en cuenta el tipo de acontecimiento que se querrá organizar.
En Tina Event Planner sabemos cómo organizar un evento empresarial o corporativo de todo tipo, ya sean nacionales o internacionales. Nuestro principal objetivo es proponer propuestas diferenciadoras, destacando la esencia de la marca y sus valores.
Como ya hemos visto en otro de nuestros posts sobre los tipos de eventos empresariales, el fin de cada uno de ellos es sobre todo dar a conocer un nuevo producto o servicio al mismo tiempo que se fideliza a clientes, claro está que a la hora de plantear cómo organizar un evento de empresa, lo fundamental a tener en cuenta será generar ventas al menos a largo plazo, pero no podemos dejar de lado aquellos que se enfocan al público interno o empleados, como los team buildings, y para la celebración de logros conjuntos.
Sea cual sea el evento que se tenga que organizar, es muy difícil dejar contento a todo el mundo, y aunque en la empresa exista un departamento especializado para estos casos, cuando se debe organizar un evento en el que hay mucho en juego a nivel empresarial, es preferible contratar a empresas organizadoras de eventos, antes que disponer de la gran cantidad de tiempo que estos eventos requieren, y que tal vez puedan generar inconvenientes en el equipo.
Sin embargo, si no hay posibilidad de contratar a terceros, en este post te daremos algunos consejos que resolverán todas tus dudas sobre cómo realizar un evento empresarial con éxito y que podrás estructurar junto a tu equipo.
La falta de organización en un evento de empresa puede suponer un desprestigio para la marca, por tal motivo recomendamos tener en cuenta los siguientes tips para tener todo atado y no dejar ningún detalle desatendido.
¡Vamos a ello!
6 Tips sobre como organizar eventos de empresas
1- Establecer un presupuesto:
Este debe ser nuestro punto de partida, para saber de cuánto dinero disponemos para nuestro evento, y en función de ello organizarlo de una manera u otra.
Una vez que tenemos un presupuesto fijado, debemos pensar en los principales puntos que tendrá nuestro evento, por ejemplo si será un team building, ¿Debemos disponer de parte de ese dinero para desplazamientos o alojamientos? Si se trata del lanzamiento de un producto, ¿Dónde lo haremos?
Otro dato muy importante a tener en cuenta son los patrocinadores, si la empresa trabaja con otras marcas involucradas en el proyecto, generalmente éstas patrocinan un porcentaje del evento, lo que nos puede dar aún más margen de inversión.
Una vez que conocemos nuestro presupuesto, podemos continuar con la planificación.
2- Objetivo y formato del evento:
¿Cuáles son los objetivos que queremos alcanzar? Es importante conocer a donde queremos llegar al organizar el evento, y para ello debemos marcarnos objetivos específicos y alcanzables, para poder tener una idea mas clara al momento de iniciar la organización.
Al momento de preguntarse cómo organizar un evento empresarial, es fundamental saber si será un evento dedicado a fidelizar clientes o únicamente para los empleados para celebrar los logros anuales, por ejemplo. Una vez definido el objetivo y su público, podemos pasar al formato.
El formato del evento será el disparador para empezar a dar forma al acontecimiento. Actualmente existen infinitas posibilidades, tenemos el boom de los eventos online, que pueden ser muy eficaces en casos puntuales, tenemos family days, o incluso algunas empresas invitan a sus clientes a conocer las instalaciones, para luego invitarlos con un nuevo producto. Cuando tengas claro la dimensión de tu evento, podemos empezar de lleno con el planning.
3- Planificación:
Organizar un evento empresarial de cualquier tipo, requiere de muchísima planificación, ya que como hemos mencionado más arriba, el éxito o no del mismo recaerá directamente en la reputación de la empresa. Los eventos de empresas deben tener una logística preparada, con su contenido y de ser necesario la promoción de dicho evento. Desde Tina Event recomendamos siempre diseñar un documento que esté a mano de todo el equipo que forma parte de la estructuración del mismo, para que cada miembro del grupo pueda ver las tareas que se van llevando a cabo, y un panorama general del evento. Del mismo modo en ese documento se plasman todos los cambios o imprevistos que pueden surgir, un plan B, o métodos de acción en caso de que surjan inconvenientes. Es muy importante preparar una lista de las actividades principales y de los pasos específicos que deben seguir. Además, es imprescindible contar con un cronograma con fechas establecidas.
Para cada tipo de evento se deben tener en cuenta distintos aspectos, desde los horarios, hasta los caterings y proveedores. por esto dependiendo del tipo de acontecimiento que se vaya a realizar deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Alquiler de espacios
- Proveedores, sonido e iluminación, conectividad y otros.
- Catering
- Artistas, sí realizaremos un evento de una gran magnitud.
- Ponentes
4- Espacio para el evento:
Al empezar con el paso a paso sobre cómo organizar un evento empresarial, una vez que tenemos definido el tipo de evento, nuestro objetivo, y la magnitud que tendrá, debemos ponernos en marcha para encontrar el espacio o lugar perfecto para nuestro evento, teniendo en cuenta la estética global que se le quiere dar al evento, así como las facilidades que nos puede brindar el sitio.
Con un número estimado de asistentes, podremos considerar entre miles de lugares donde llevar a cabo nuestro acontecimiento. Otro dato que no debemos pasar por alto, es que si nuestros asistentes vienen desde otras ciudades, lo más aconsejable es disponer de un hotel donde cuenten con facilidades de alojamiento para los invitados. Otra muy buena opción, es poner un punto en común para el evento, si fuera el caso claro, se podría realizar el evento en alguna finca o un hotel alejado de la ciudad con instalaciones apropiadas para recibir y agasajar a los asistentes.
Lo más importante es que el sitio encaje perfectamente con el evento de la marca. Y que tanto los organizadores como los invitados se sientan cómodos.
5- Equipo de Marketing:
Todos los eventos empresariales deben ser organizados codo a codo con el departamento de marketing, quien se encargará de su difusión, promoción, gestionar clientes actuales y potenciales.
A su vez, el equipo de marketing será el encargado de gestionar y dar forma al mensaje clave del evento, que deberá de transmitirse en toda ocasión.
Más allá de la gestión de redes sociales durante ese día, fotografías, videos y testimonios, el equipo de marketing sobre todo será el encargado de la “post producción” del evento. Serán los encargados de contactar con los asistentes, enviar encuestas, cerrar nuevos negocios, y demás.
6- Público e invitados que asisten:
Hay que tener claro qué tipo de público asiste al evento ya que desde allí tiene que partir el mensaje que se quiere transmitir durante este. La mayoría de las veces las personas que asisten a los eventos de empresas son también clientes, por lo tanto se tiene que hacer el esfuerzo de conocerlos a profundidad, saber que es lo que le gusta, que prefiere, entre otras cosas.
Es importante tener detalles con los invitados para que así su asistencia al evento sea favorable, por ejemplo en el caso de lanzamientos de productos, si o si se deben obsequiar muestras del nuevo producto, o alguna demo del servicio a promocionar.
Debemos conocer a nuestros invitados e intentar agasajarlos de la mejor manera posible.
Por último y muy importante a tener en cuenta en como organizar un evento empresarial, si lo hacemos por nosotros mismos, es disponer siempre de un plan B, debemos siempre tener margen a que exista algún imprevisto con la logística del mismo, por eso, si falla algún ponente, debemos pensar en su reemplazo por ejemplo. O si teníamos pensado un espacio al aire libre y el clima no está a nuestro favor, desplazar el evento a otro sitio.
Si necesitas más información sobre cómo realizar un evento empresarial o que te asesoremos y ayudemos el mismo día, en Tina Event Planner contamos con distintos tipos de paquetes para llevar a cabo el evento de tu marca. Ponte en contacto con nosotros y estamos encantados de darte más información.
